Wydział Organizacyjno – Administracyjny

Wydziałem Organizacyjno – Administracyjnym kieruje  - p. Magdalena Chmura

Tel: bezpośredni (91) 397-61-47, centrala (91) 397-40-01/02

e-mail: sekretarz@lobez.pl, wydzialoa@lobez.pl, boi@lobez.pl, um@lobez.pl, edg@lobez.pl, faktury@lobez.pl, kadry@lobez.pl

Wydział Organizacyjno- Administracyjny nadzoruje Sekretarz Gminy.

Zadania Wydziału:

1)      prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu oraz nadzór nad stosowaniem przepisów kancelaryjnych,

2)      wykonywanie zadań związanych z wyborami do Parlamentu Europejskiego, Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, samorządu terytorialnego i samorządu mieszkańców, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów, oraz z przeprowadzaniem referendów,

3)      sprawowanie obsługi kancelaryjnej i techniczno-biurowej Burmistrza,

4)      koordynowanie działań podejmowanych przez wydziały i biura w sprawach związanych z wykonywaniem uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,

5)      ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania skarg i wniosków,

6)      prowadzenie spraw związanych z realizacją funduszu sołeckiego,

7)      prowadzenie spraw związanych z przyjęciem skazanych w celu wykonania nieodpłatnej, kontrolowanej pracy na cele społeczne oraz pracy społecznie użytecznej,

8)      wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod obsługi interesantów,

9)      obsługa interesantów w zakresie udzielania kompleksowych informacji,

10)   informatyzacja Urzędu oraz informatyczne zabezpieczenie danych Urzędu oraz jednostek oświatowych Gminy Łobez,

11)   gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynacja zaspokajania potrzeb Urzędu w tym zakresie,

12)   zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych Urzędu i jednostek oświatowych Gminy Łobez,

13)   gospodarka środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu oraz zabezpieczenie potrzeb techniczno-materiałowych Urzędu,

14)  administrowanie budynkiem Urzędu w tym remonty i inwestycje związane 
z budynkiem oraz wyposażeniem budynku Urzędu, 

15)  konserwacja urządzeń technicznych oraz zabezpieczenie łączności Urzędu,

16)   przyjmowanie pism w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania,

17)   ubezpieczanie mienia stanowiącego własność Gminy Łobez, za wyjątkiem obiektów użyteczności publicznej przekazanych w zarządzanie,

18)   prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,

19)   przyjmowanie wniosków, prowadzenie rejestrów, oraz wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego, jak również na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,

20)   prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego,

21)  prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej,

22)  realizacja zadań związanych z nabyciem spadku przez Gminę, 

23)  prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu (kadry),

24)  prowadzenie spraw dot. zatrudniania pracowników w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży,

25)  zgłoszenia umów cywilno – prawnych zlecenia, o dzieło do ZUS,

26)  organizowanie naborów na stanowiska urzędnicze oraz przeprowadzanie służby przygotowawczej i organizowanie egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym,

27)  kontrolowanie przestrzegania porządku i dyscypliny pracy,

28)  prowadzenie spraw z zakresu dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników, w tym prowadzenie polityki szkoleniowej pracowników Urzędu, kierowanie na kursy przygotowawcze, studia podyplomowe i inne szkolenia przy współudziale Sekretarza Gminy,

29)  organizowanie i koordynowanie praktyk zawodowych oraz staży absolwenckich,

30)  prowadzenie spraw związanych z planowaniem i wykorzystaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

31)  organizowanie i nadzór nad realizacją obowiązku dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,

32)  sporządzanie analiz kadrowych, prognoz w zakresie zatrudniania i szkoleń pracowniczych oraz sprawozdawczości statystycznej,

33)  prowadzenie spraw związanych z badaniami profilaktycznymi pracowników,

34)  współpraca z administracją rządową i samorządową na rzecz aktywizacji gospodarczej bezrobotnych oraz łagodzenia skutków bezrobocia.

Archiwum zakładowe:

1)      prowadzenie archiwum  zakładowego, zgodnie  przepisami zawartymi  w Instrukcji Kancelaryjnej i Archiwalnej, instrukcji Archiwalnej oraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt,

2)      przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,

3)      przechowywanie, zabezpieczenie oraz ewidencjonowanie posiadanej i przejmowanej dokumentacji,

4)      przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz utrzymywanie stałych kontaktów z archiwum państwowym nadzorującym archiwum zakładowe,

5)      koordynowanie czynności kancelaryjnych.

Inspektor Ochrony Danych:

1)      Wykonywanie zadań inspektora ochrony danych zgodnie z art. 39 ust. 1 i 2 RODO dla Urzędu Miejskiego w Łobzie oraz jednostek organizacyjnych Gminy Łobez  z wyłączeniem komunalnych osób prawnych,

2)      nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych,

3)      aktualizacja i wdrożenie dokumentacji,

4)      rozpatrywanie skarg osób fizycznych w związku z rzekomym naruszeniem ich praw,

5)      informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i  doradzanie im w tej sprawie,

6)      monitorowanie przestrzegania przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia  personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,

7)      udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 rozporządzenia,

8)      współpraca z organem nadzorczym,

9)      pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa    w art. 36 rozporządzenia oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych  sprawach,

10)  pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz  z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia,

11)  prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności.