Wydziałem Organizacyjno – Administracyjnym kieruje - p. Magdalena Chmura
Tel: bezpośredni (91) 397-61-47, centrala (91) 397-40-01/02
e-mail: sekretarz@lobez.pl, wydzialoa@lobez.pl, boi@lobez.pl, um@lobez.pl, edg@lobez.pl, faktury@lobez.pl
Wydział Organizacyjno- Administracyjny nadzoruje Sekretarz Gminy.
Zadania Wydziału:
- prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu oraz nadzór nad stosowaniem przepisów kancelaryjnych,
- wykonywanie zadań związanych z wyborami do Parlamentu Europejskiego, Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, samorządu terytorialnego i samorządu mieszkańców, stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów, oraz z przeprowadzaniem referendów,
- sprawowanie obsługi kancelaryjnej i techniczno-biurowej Burmistrza,
- koordynowanie działań podejmowanych przez wydziały i biura w sprawach związanych z wykonywaniem uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza,
- ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania skarg i wniosków,
- prowadzenie spraw związanych z realizacja funduszu sołeckiego,
- prowadzenie spraw związanych z przyjęciem skazanych w celu wykonania nieodpłatnej, kontrolowanej pracy na cele społeczne oraz pracy społecznie użytecznej orzeczonej w zamian za nieściągalną grzywnę,
- wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod obsługi interesantów,
- obsługa interesantów w zakresie udzielania kompleksowych informacji,
- informatyzacja Urzędu oraz informatyczne zabezpieczenie danych Urzędu,
- gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynacja zaspokajania potrzeb Urzędu w tym zakresie,
- zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych,
- gospodarka środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu oraz zabezpieczenie potrzeb techniczno-materiałowych Urzędu,
- administrowanie budynkiem Urzędu, planowanie i nadzór nad realizacją inwestycji, remontów i konserwacji urządzeń technicznych oraz zabezpieczenie łączności Urzędu,
- przyjmowanie pism w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania,
- ubezpieczanie mienia stanowiącego własność Gminy Łobez, za wyjątkiem obiektów użyteczności publicznej przekazanych w zarządzanie,
- prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
- przyjmowanie wniosków, prowadzenie rejestrów, oraz wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego, jak również na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym,
- prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego.
Archiwum zakładowe:
- prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie przepisami zawartymi w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej,
- przyjmowanie dokumentacji archiwalnej z komórek organizacyjnych, zapewnienie prawidłowego jej oznakowania i przechowywania,
- udostępnianie dokumentacji archiwalnej osobom zainteresowanym,
- pracownik zatrudniony na stanowisku archiwisty zakładowego jest koordynatorem czynności kancelaryjnych.
Inspektor Ochrony Danych:
1) nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych,
2) aktualizacja i wdrożenie dokumentacji,
3) rozpatrywanie skarg osób fizycznych w związku z podejrzeniem naruszenia ich praw,
4) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,
5) monitorowanie przestrzegania przepisów Unii lub krajowych o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty,
6) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 rozporządzenia,
7) współpraca z organem nadzorczym,
8) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 rozporządzenia oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach,
9) pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia,
10) prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności.
