Sygnaliści

Informacja dotycząca zgłoszeń zewnętrznych dokonywanych przez sygnalistów na podstawie art. 48 ustawy z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz.928)

I

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Łobzie

1.    adres do korespondencji : 

Urząd Miejski w Łobzie
ul. Niepodległości 13
73-150 Łobez

Z dopiskiem: „ zgłoszenie do osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń zewnętrznych”;
2.    adres poczty elektronicznej: sygnalista@lobez.pl ;
3.    adres do zgłoszeń ustnych w czasie bezpośredniego spotkania : Urząd Miejski w Łobzie, ul. Niepodległości 13, 73-150 Łobez, pokój nr 53. W Urzędzie Miejskim w Łobzie nie proceduje się zgłoszeń anonimowych – informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo, są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych i pozostają bez rozpatrzenia.

II

Warunki objęcia ochroną sygnalisty

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza naruszenie prawa lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, a przedmiot zgłoszenia powinien mieścić się w zakresie spraw wskazanych w art. 3 i 4 ustawy. Spełnienie tych wymogów nadaje osobie status sygnalisty i zostaje ona objęta ochroną na podstawie przepisów ustawy. Zgodnie z art. 6 ustawy, przyznanie ochrony sygnaliście następuje od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Sygnalista może liczyć na ochronę pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach. Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. (art. 48 ust. 1 pkt 2, pkt 8)

III

Tryb postępowania mającego zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

Po otrzymaniu zgłoszenia, pracownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń zewnętrznych dokonuje jego wstępnej weryfikacji, podczas której ustala czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa (zgodnie z art. 3 ust.1 ustawy o ochronie sygnalistów) oraz czy naruszenie prawa należy do zakresu działania Urzędu, w przypadku stwierdzenia, że nie należy pracownik ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.  W przypadku gdy naruszenie prawa należy do zakresu działania Urzędu pracownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń zewnętrznych rozpatruje zgłoszenia. W przypadku gdy naruszenie prawa nie należy do zakresu działania Urzędu, pracownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń zewnętrznych przekazuje je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych (informuje o tym fakcie sygnalistę). Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń zewnętrznych  podejmuje i prowadzi działania następcze, o których mowa w ustawie z dnia 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, z zachowaniem należytej staranności. Forma działań następczych oraz podejmowane czynności uzależnione są od treści zgłoszenia zewnętrznego i okoliczności w nim wskazanych. Upoważniony pracownik może nawiązywać kontakt z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracać się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Zgodnie z art. 40 ust 2 ustawy z dania 24 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia  je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

IV

Terminy przekazywania informacji zwrotnej

Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach sygnalista może otrzymać informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy. Sygnalista otrzymuje także  informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. 

V

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych 

Burmistrz Łobza gwarantuje, że wprowadzona zarządzeniem Nr 378/2025 z dnia 6 marca 2025 Procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Łobzie , przetwarzanie danych osobowych związane z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych uniemożliwią uzyskanie dostępu do informacji  objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom  oraz zapewnia ochronę poufności sygnalisty oraz osób, której zgłoszenie dotyczy. Ochrona poufności dotyczy wszelkich informacji, na podstawie których można w sposób bezpośredni lub pośredni zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osób, których zgłoszenie dotyczy. 

VI

Zasady przetwarzania danych osobowych

Burmistrz Łobza, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, podejmuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, aby przetwarzanie danych osobowych pozyskanych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych odbywało się w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji i danych objętych zgłoszeniem i zapewniający w szczególności ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Burmistrz Łobza zapewnia poufność danych pozyskanych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym. Stąd też dane osobowe mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że wyraził on wyraźną zgodę na ich ujawnienie, w sytuacjach określonych w art. 8 ust. 1, 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów lub, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, w związku z prowadzonymi postępowaniami wyjaśniającymi, postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, np. na żądanie Policji, prokuratora, sądu.

VII

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury.Forma działań następczych  oraz podejmowane czynności uzależnione są od treści zgłoszenia zewnętrznego i okoliczności w nim wskazanych. 

VIII

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób  rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Środki ochrony sygnalistów obejmują zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy), odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym), odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych, zakaz zrzeczenia się ochrony przyjętej w projektowanej ustawie oraz sankcje. Dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego istnieje możliwość poufnej porady udzielanej przez osobę odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń zewnętrznych. W powyższym celu należy skontaktować się z upoważnionym pracownikiem: poprzez pocztę elektroniczną (sygnalista@lobez.pl) lub osobiście w Urzędzie Miejskim w Łobzie, w pokoju nr 53. 

IX

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego takiej odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

X

Jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, sygnalista w pierwszej kolejności powinien rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego. Ustawodawca nie wymaga, aby sygnalista dokonał zgłoszenia wewnętrznego przed zgłoszeniem zewnętrznym.

XI

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:
Rzecznik Praw Obywatelskich
Aleja Solidarności 77
00-090 Warszawa
Informacyjna infolinia obywatelska :   800 676 676

Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa
Infolinia przeznaczona do dokonywania ustnych
zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20-98-499